Кейс Обновление модуля обучение для ООО “Современные Фонды Недвижимости”

Компания по развитию коллективных инвестиций в коммерческую недвижимость ООО “СФН” внедрила в работу с новыми сотрудниками методику обучения и перенимания компетенций от опытных наставников, а также реализует обучения всех работников новым технологиям работы. Для этого была создана система онлайн-обучения и тестирования на базе портала Битрикс24.

Задачи проекта, которые нужно было решить RDN Group:

1. Разработать систему автоматического определения и оповещения пользователей о необходимости пройти обучение или тестирование по курсам модуля.
2. Разработать механизм контроля, устанавливающий запрет на прохождение тестирования по определенному курсу без прохождения обучения и ознакомления с курсом.

Проблема компании заключается в мотивации сотрудников к прохождению обучения и тестированию, а также с пропуском блока обучения и переходом сразу к тестированию.

В связи с этим, ООО “Современные Фонды Недвижимости” обратилась к крупнейшему в России веб-интегратору RDN Group с целью доработки модуля обучения.

Решения:

Для реализации первой задачи, был разработан и внедрен новый функционал

• Он позволяет системе автоматически определять пользователей из разных групп, имеющих определенный уровень прав на курс.
• Данным пользователям система автоматически делает рассылку оповещений о необходимости пройти обучение или тестирование по какому-то конкретному курсу, а также устанавливает время, в течение которого это необходимо завершить.
• После чего система контролирует прохождение обучения или тестирования.

Для реализации механизма контроля, RDN Group добавили в модуль обучения несколько изменений, а именно:

• появилась возможность устанавливать к определенным выбранным курсам необходимость ознакомления с информацией о нем (“Требуется ознакомление” настраивается в административном отделе);
• установили запрет прохождения тестирования по данному курсу, если не прошло 10 дней с даты ознакомления пользователем с курсом;
• настроили контроль получения сертификата по данному курсу.

Процесс внедрения, техническое описание нового функционала:

В административном отделе портала, в настройки курсов были добавлены поля:

• требуется ознакомление
• срок прохождения тестирования
• срок прохождения обучения (рис.1).

Для отслеживания и контроля системой времени, для полей со сроками установлены значения по умолчанию:

• для тестирования 30 дней
• для обучения 60 дней.

        

          Рис.1. Добавленные поля.

При условии, что в административном разделе к какому-нибудь курсу было отмечено, что Требуется ознакомление, для данного курса включается механизм запрета прохождения обучения по курсу, если пользователь не отметил поле “Ознакомился” на странице курса в публичной части портала компании (рис.2). 

             

                  Рис.2. Ознакомление в публичном разделе.

После того, как пользователь кликнет по кнопке “Ознакомился”, ему станет доступно прохождение обучения по данному курсу. В то же время прохождение тестирования по курсу будет доступно только по истечении 10 дней с момента ознакомления.

Настройка агента

Один раз в сутки в установленное время система запускает агента (рис.3). Агент проверяет ознакомление пользователей по написанному для него скрипту. Периодичность и время запуска агента можно изменять.

           

Рис.3. Настройки агента.

Уведомления

Если с момента ознакомления с обучением  пользователем прошло более 10 дней и по курсу не получен сертификат, то на электронную почту сотрудника отправляется уведомление (рис.4) о необходимости прохождения тестирования по курсу, а также время, в течение которого должно быть пройдено тестирование. 



Рис.4. Шаблон email уведомления(тестирование).

Количество дней на обучение и тестирование, название курса, а также его ID и email получателей вынесены в специальные шаблоны-вставки, которые позволяют администраторам без труда настраивать текст уведомления без вмешательства в код.

В скрипте, который запускает агент, реализована проверка добавления новых сотрудников в группу пользователей, которым необходимо пройти обучение по данному курсу. Им отправляется уведомление о необходимости пройти обучение или тестирование в течение указанного количества дней: срок прохождения тестирования или срок прохождения обучения. 

Также скрипт проверяет наличие у пользователя сертификата о прохождении тестирования или об ознакомлении с обучением. Сотруднику направляется повторное уведомление о необходимости пройти обучение или тестирование в 2 случаях: 

1. если сертификат или запись об ознакомлении пользователя не найдены

2. если срок тестирования или обучения, указанные в дополнительных полях курса в административной панели “срок прохождения тестирования” и “срок прохождения обучения”, истекли.  

Для повторных уведомлений также были добавлены уникальные шаблоны (рис.5).



Рис.5. Шаблоны email уведомлений(повторные).

В административной части портала добавлены служебные highload-блоки, которые предназначены для хранения уведомлений и ознакомлений пользователей (рис.6).



Рис.6. Highload-блоки(уведомления).

Для упрощения работы в административной части добавлены служебные типы почтовых событий для каждого email уведомления (рис.7).



Рис.7. Типы почтовых уведомлений

1. Удалось сократить время HR-руководителей и менеджеров на отслеживание прохождения курса сотрудниками.
2. Система все делает автоматически, напоминая пользователю о не пройденном обучении, тесте или не полученном сертификате.
3. Показатели тестирования стали более прозрачными и улучшился результат работы сотрудников по итогам обучения.